Bu makaleyi yazana kadar ne kadar çok zaman kaybettiğimi size anlatamam. Yirmi beş adet mail mesajıma göz attım, sonra bir arkadaşım beni ziyarete geldi. Kendisiyle kırk beş dakikaya yakın lafladık. Biraz Facebook, biraz Linkedin, biraz da spam mesajlarla dolu Hotmail mesaj kutum derken zaman su gibi akıp gitti. Öğleni etmeme rağmen hala cümleleri kurmayı başaramamıştım.
Tam başlayacakken kesinlikle bir bardak yeşil çaya ihtiyacım olduğunu düşündüm. Yanına biraz atıştırmalık derken gene işin başına oturmuş değildim. Sonra bir adet muz ve elmayı yedikten sonra artık konsantre olmaya hazır olduğumu düşünüyordum.
Bu makaleyi okuyorsanız, siz de benzer sıkıntılardan muzdaripsiniz demektir. Yalnız değilsiniz, zaman yönetimi mücadelesine hoş geldiniz. İnsan Kaynakları Şirketlerinin yaptığı araştırmalara göre sekiz saatlik mesaimizin iki saatini bu şekilde heba etmekteyiz. Bu zaman kayıplarına öğle yemeği ve ön görülmeyen aralar dâhil değilmiş.
Özelikle internet, ev ödevi olan çocukları ayartmaya çalışan ve sokağa çağıran komşu çocuğu gibidir. Hem kendisi hem de e-postaları sizin zamanınızın her dakikasını birer birer tüketir. Bu yüzden, önemli görevlere ve işlere tam odaklanmak mümkün olmaz. İş ve özel hayat internet sayesinde iç içe geçmiş durumdadır. Birbirlerini yolun dışına atmaya çalışan yarışmacılar gibidirler. Hepsi de kendisine daha fazla zaman ayırmanızı sizden beklerler. İş ve özel hayatın sınırlarını iş yaparken çizmek çok zorlaşmıştır. Kayak yaparken telesiyejde e-posta mesajları atabilir, ofiste çalışırken yazın gideceğiniz tatilin rezervasyonlarını gerçekleştirebilirsiniz.
E-postalarınızı saplantılı bir şekilde her an takip etmek yerine, gün içerisinde belli kereler okumak zaman kaybının dizginlerine elinize almanızı sağlar. Aslında hepimizin yapması gerektiğine inandığı ama bir türlü yapamadığı bir şeyden bahsediyorum. Bu alışkanlık bizi esir aldığı sürece zamanı yönetmeniz mümkün olamaz. Kafanızı günlük gelişmelerle her an doldurmak yerine, hedefinize odaklanmanız size arzu ettiğiniz verimliliği sağlayacaktır. Bu şekilde neyin işiniz için daha önemli olduğunu ve nereye gitmek istediğinizi daha iyi anlarsınız.
İlk iş olarak bilgisayarınızda e-posta geldiğini bildiren alarmları kapatmaya başlayın. Her gelen mesaja ayıracağınız vakit cevaplanmasıyla birlikte iki dakika tutmaktadır. Her gelen mesajı okumaya ve cevap vermeye başladığınızda ayağınızın altındaki kumlar kaymaya başlar. Kum saatinin içinde hapistesinizdir, birazdan siz de son kalan kum tanecikleriyle aşağıya düşeceksinizdir. Her mesaj geldiğinde asla bilgisayarınızın sizi uyarmasını istemeyin. Çok mesaj atmayın ki size çok mesaj gelmesin. Minimum mesajla işinizi götürmeye gayret edin.
Bir diğer önemli enstrüman da yapılacaklar listesi kullanmaktır. Bir beyaz kâğıt ve bir tükenmez kalem sizin gününüzü kurtarmaya hazırdır. Tek yapmanız gereken gün içerisinde yapmanız gereken işleri öncelik sırasına göre birden ona kadar sıralamaktır. Yazarsanız her şeyi hatırlarsınız. Yazmazsanız mutlaka bir konuyu atlarsınız. İş atladığınızda da felaketler kapınızı çalmaya başlar. Diğer taraftan, gerçekçi olmayan ve tamamlanması mümkün olmayan uzun iş listeleri yaratmaktan da kaçının. Zaman en önemli kaynağımız, onu ne kadar iyi kullandığımız başarımızın belirleyicisi olacaktır.
