09 Eylül 2020

İş Süreçleri Mühendisliği ile Hukuk Büronuzda Verim Artışı Nasıl Sağlarsınız?

İçindekiler

  • İş süreci nedir?
  • Standart bir iş sürecinin aşamaları
  • İş süreci mühendisliği hukuk büroları için neden önemlidir?
  • Verimsizlik yaratan iş süreçlerinde karşılaşılan hastalık belirtileri
  • Süreç mühendisliği hukuk büronuzda neleri iyileştirir?
  • Süreç mühendisliğinin işletmeye faydaları
  • Süreç iyileştirmede atılacak temel adımlar                                  
  • İş süreçlerinin ve görevlerin tanımlanması ve haritalanması                               
  • Örnek iş akış şeması                                                                         
  • Süreç iyileştirme öncelikleri nelerdir?  

İş süreci nedir?

Müvekkile değer sağlayan iş sonuçlarını elde etmek amacıyla bir girdiyle başlayan (evrak, insan gücü, hizmet) ve bu girdiye katma değer katılarak bir çıktı üretilen (tahsilat, anlaşma), birbiriyle bağlantılı adımlar ve işlemler dizisidir.

Standart bir iş sürecinin aşamaları

İş süreçleri mühendisliği hukuk büroları için neden önemlidir?

  • İş süreçlerinin belirlenmediği ve geliştirilmediği kurumlar, iç karışıklık ve birimler arası çekişmelerin sonuncunda güç kaybeder ve verimsizleşirler.
  • Kurumlardaki işleyiş sorunlarının %85’ine süreç ve organizasyon eksiklikleri, görev sorumluluk gri alanları neden olur.
  • Süreç yönetimi ve geliştirmenin olmadığı ortamlarda iyi çalışanlar bile kısa sürede hata yaparlar.
  • Çalışanlar karar alma süreçlerinde risk ve karar almaktan kaçınırlar. Soruna elçi olmayı tercih ederler.
  • Müvekkiller her gün daha çevik ve esnek yaklaşıma, hızla fayda yaratan iş sonuçlarına şiddetle ihtiyaç duymaktalar. 

Verimsizlik yaratan iş süreçlerinde sık karşılaşılan hastalık belirtileri

  • İşi kimin yapacağının ve nasıl yapacağının yazılı tarifinin olmaması (Gri alanlar).
  • Sıra dışı durumlarda belirsizlik ve inisiyatif eksikliği nedeniyle iş akışının duraksaması (Süreç kara delikleri).
  • İşi yapacak ve sorunu çözecek olanların yetkinliğinin düşüklüğü (Eğitim eksikliği).
  • Bilgi akışı bozukluğundan kaynaklanan yüksek maliyetli iş görme biçimleri (Yap – boz yöntemi).
  • Gerekli bilgi ve dokümana ulaşmak için harcanan fazla zaman (Çok emek – az iş).

Süreç mühendisliği hukuk büronuzda neleri iyileştirir?

  • Karar alma ve sorun çözme becerisi
  • Yaptığı işi sahiplenme duygusu
  • Hizmet kalitesi
  • Maliyet
  • Hız

Süreç mühendisliğinin işletmeye faydaları nelerdir?

  1. Tüm çalışanların kurumdaki rolleri, sorumluluk ve yetkileri netlik kazanır.
  2. Çalışanların çözüm odaklı karar alma becerisini geliştirir.
  3. İş akışlarına uygulanabilir kurallar getirir.
  4. İş süreçlerini hızlandırır, üretkenliği arttırır.
  5. Ekip iş verimliliğini ve işbirliğini yükseltir.
  6. Darboğazları, aksamaları kontrol ve iyileştirme olanakları sağlar.

Süreç iyileştirmede atılacak temel adımlar

İş süreçlerinin ve görevlerin tanımlanması ve haritalanması

  • Bir süreci tanımlamak demek, sürecin girdisini, çıktısını, tedarikçisini, müşterisini, başlangıç etkinliğini, bitiş etkinliğini, süreçte yer alan katılımcıları, süreç performansının hangi göstergelerle ölçüleceğini ve süreç sahibini belirlemek ve belgelemek demektir.
  • Görev tanımlarının oluşturulması kurumun performans teminatıdır.
  • Her bir sürece mutlaka bir süreç sahibi atanmalıdır.
  • Sürecin sahibi yoksa süreçlerde aksamalar olması son derece doğaldır.
  • Süreçler iş akış şemaları yardımıyla belirlenir ve haritalanır.
  • Akış şemaları süreç içerisindeki basamakların görsel olarak tanımlanmasını ve herkes tarafından anlaşılabilmesini sağlamaya yarar. 
  • Sürecin görsel olarak ifadesi
  • Mevcut sürecin doğrulanması
  • Süreç süresinin ve darboğazların belirlenmesi
  • Değer yaratmayan adımların belirlenmesi

Örnek iş akış şeması

Süreç iyileştirme öncelikleri nelerdir?

1.     İnsan odaklı iyileştirme

1.1 İş hedeflerinin tüm çalışanlar ve departmanlar tarafından anlaşılması

1.2 Süreçler hakkında bilgi sahibi olmaları

1.3 Kurum adına hızlı çözümler üretebilme ve karar alabilmenin geliştirilmesi

1.4 Kurum adına ölçülebilir risk alabilmenin geliştirilmesi

1.5 Çalışanların inisiyatif kullanması ve yetkilendirilmeleri

2.     Düşünce yapısının değişmesi

2.1 Daha önceki şartların geride bırakılması

2.2 Kurumun geleceği hakkında ortak bir anlayışa sahip olunması ve bunun iletişiminin sağlanması

2.3 Sonuç odaklı karar almayı öğrenme ve hayal kurma yoluyla destekleyen bir iş ortamı oluşturulması

3.     Sadeleştirme

3.1 Yalnızca katma değer yaratan adımların ele alınması

3.2 Kontrol ve karar adımlarının azaltılması

3.3 Yeniden işlem adımlarını ortadan kaldırmak için önleyici ve denetleyici sistemlerin kurulması

3.4 Tekrar eden faaliyetlerin ortadan kaldırılması

4.     Basitleştirme

4.1 Erken karar noktalarının oluşturulması

4.2 İşlerin mümkün olan en kıza zamanda başlatılması için zaman sınırlarının belirlenmesi

4.3 Çok amaçlı ve ekip odaklı çalışmak, yetki ve sorumluluğun arttırılması, onay süreçlerinin sadeleştirilmesi

Sonuç olarak, iş süreçlerinin bir disiplinle yönetilmesi ve geliştirilmesi, hukuk bürolarına kurumsallaşma, kalıcı iş standartları oluşturma ve sürdürülebilir bir iş modeline sahip olma imkanlarını sağlar. İş Süreçleri Mühendisliği, günümüz rekabet ortamında, müvekkillerine daha iyi hizmet vermek isteyen hukuk bürolarının vazgeçilmezi haline gelmektedir.