Hukuk Bürosu Yönetimi

İş Süreçleri Mühendisliği ile Hukuk Büronuzda Verim Artışı Nasıl Sağlarsınız?

İçindekiler

  • İş süreci nedir?
  • Standart bir iş sürecinin aşamaları
  • İş süreci mühendisliği hukuk büroları için neden önemlidir?
  • Verimsizlik yaratan iş süreçlerinde karşılaşılan hastalık belirtileri
  • Süreç mühendisliği hukuk büronuzda neleri iyileştirir?
  • Süreç mühendisliğinin işletmeye faydaları
  • Süreç iyileştirmede atılacak temel adımlar                                  
  • İş süreçlerinin ve görevlerin tanımlanması ve haritalanması                               
  • Örnek iş akış şeması                                                                         
  • Süreç iyileştirme öncelikleri nelerdir?  

İş süreci nedir?

Müvekkile değer sağlayan iş sonuçlarını elde etmek amacıyla bir girdiyle başlayan (evrak, insan gücü, hizmet) ve bu girdiye katma değer katılarak bir çıktı üretilen (tahsilat, anlaşma), birbiriyle bağlantılı adımlar ve işlemler dizisidir.

Standart bir iş sürecinin aşamaları

İş süreçleri mühendisliği hukuk büroları için neden önemlidir?

  • İş süreçlerinin belirlenmediği ve geliştirilmediği kurumlar, iç karışıklık ve birimler arası çekişmelerin sonuncunda güç kaybeder ve verimsizleşirler.
  • Kurumlardaki işleyiş sorunlarının %85’ine süreç ve organizasyon eksiklikleri, görev sorumluluk gri alanları neden olur.
  • Süreç yönetimi ve geliştirmenin olmadığı ortamlarda iyi çalışanlar bile kısa sürede hata yaparlar.
  • Çalışanlar karar alma süreçlerinde risk ve karar almaktan kaçınırlar. Soruna elçi olmayı tercih ederler.
  • Müvekkiller her gün daha çevik ve esnek yaklaşıma, hızla fayda yaratan iş sonuçlarına şiddetle ihtiyaç duymaktalar. 

Verimsizlik yaratan iş süreçlerinde sık karşılaşılan hastalık belirtileri

  • İşi kimin yapacağının ve nasıl yapacağının yazılı tarifinin olmaması (Gri alanlar).
  • Sıra dışı durumlarda belirsizlik ve inisiyatif eksikliği nedeniyle iş akışının duraksaması (Süreç kara delikleri).
  • İşi yapacak ve sorunu çözecek olanların yetkinliğinin düşüklüğü (Eğitim eksikliği).
  • Bilgi akışı bozukluğundan kaynaklanan yüksek maliyetli iş görme biçimleri (Yap – boz yöntemi).
  • Gerekli bilgi ve dokümana ulaşmak için harcanan fazla zaman (Çok emek – az iş).

Süreç mühendisliği hukuk büronuzda neleri iyileştirir?

  • Karar alma ve sorun çözme becerisi
  • Yaptığı işi sahiplenme duygusu
  • Hizmet kalitesi
  • Maliyet
  • Hız

Süreç mühendisliğinin işletmeye faydaları nelerdir?

  1. Tüm çalışanların kurumdaki rolleri, sorumluluk ve yetkileri netlik kazanır.
  2. Çalışanların çözüm odaklı karar alma becerisini geliştirir.
  3. İş akışlarına uygulanabilir kurallar getirir.
  4. İş süreçlerini hızlandırır, üretkenliği arttırır.
  5. Ekip iş verimliliğini ve işbirliğini yükseltir.
  6. Darboğazları, aksamaları kontrol ve iyileştirme olanakları sağlar.

Süreç iyileştirmede atılacak temel adımlar

İş süreçlerinin ve görevlerin tanımlanması ve haritalanması

  • Bir süreci tanımlamak demek, sürecin girdisini, çıktısını, tedarikçisini, müşterisini, başlangıç etkinliğini, bitiş etkinliğini, süreçte yer alan katılımcıları, süreç performansının hangi göstergelerle ölçüleceğini ve süreç sahibini belirlemek ve belgelemek demektir.
  • Görev tanımlarının oluşturulması kurumun performans teminatıdır.
  • Her bir sürece mutlaka bir süreç sahibi atanmalıdır.
  • Sürecin sahibi yoksa süreçlerde aksamalar olması son derece doğaldır.
  • Süreçler iş akış şemaları yardımıyla belirlenir ve haritalanır.
  • Akış şemaları süreç içerisindeki basamakların görsel olarak tanımlanmasını ve herkes tarafından anlaşılabilmesini sağlamaya yarar. 
  • Sürecin görsel olarak ifadesi
  • Mevcut sürecin doğrulanması
  • Süreç süresinin ve darboğazların belirlenmesi
  • Değer yaratmayan adımların belirlenmesi

Örnek iş akış şeması

Süreç iyileştirme öncelikleri nelerdir?

1.     İnsan odaklı iyileştirme

1.1 İş hedeflerinin tüm çalışanlar ve departmanlar tarafından anlaşılması

1.2 Süreçler hakkında bilgi sahibi olmaları

1.3 Kurum adına hızlı çözümler üretebilme ve karar alabilmenin geliştirilmesi

1.4 Kurum adına ölçülebilir risk alabilmenin geliştirilmesi

1.5 Çalışanların inisiyatif kullanması ve yetkilendirilmeleri

2.     Düşünce yapısının değişmesi

2.1 Daha önceki şartların geride bırakılması

2.2 Kurumun geleceği hakkında ortak bir anlayışa sahip olunması ve bunun iletişiminin sağlanması

2.3 Sonuç odaklı karar almayı öğrenme ve hayal kurma yoluyla destekleyen bir iş ortamı oluşturulması

3.     Sadeleştirme

3.1 Yalnızca katma değer yaratan adımların ele alınması

3.2 Kontrol ve karar adımlarının azaltılması

3.3 Yeniden işlem adımlarını ortadan kaldırmak için önleyici ve denetleyici sistemlerin kurulması

3.4 Tekrar eden faaliyetlerin ortadan kaldırılması

4.     Basitleştirme

4.1 Erken karar noktalarının oluşturulması

4.2 İşlerin mümkün olan en kıza zamanda başlatılması için zaman sınırlarının belirlenmesi

4.3 Çok amaçlı ve ekip odaklı çalışmak, yetki ve sorumluluğun arttırılması, onay süreçlerinin sadeleştirilmesi

Sonuç olarak, iş süreçlerinin bir disiplinle yönetilmesi ve geliştirilmesi, hukuk bürolarına kurumsallaşma, kalıcı iş standartları oluşturma ve sürdürülebilir bir iş modeline sahip olma imkanlarını sağlar. İş Süreçleri Mühendisliği, günümüz rekabet ortamında, müvekkillerine daha iyi hizmet vermek isteyen hukuk bürolarının vazgeçilmezi haline gelmektedir.

Tüm Yönleriyle Avukatlıkta İş Geliştirme Teknikleri

Gelişime Açık Avukatların Dikkatine!

Serbest Avukat olarak yeni işler almakta zorlanıyor musunuz?

Müvekkil sayınız bir türlü artmıyor mu?

Hukuk Büronuzu yaşatmak her geçen gün daha mı zorlaşıyor?

Kurum Avukatı olarak kariyer basamaklarını istediğiniz hızda çıkamıyor musunuz?

Kurum kültürü içerisinde kişisel markanızı öne çıkarmakta ve yetkin bir hukukçu olmakta zorluk mu çekiyorsunuz?

Öyleyse size güzel bir haberimiz var. Başarılı Avukatların sırlarını bu e-kitapta sizin için bir araya getirdik. Sadece en iyilerin kullandığı yöntemlerle kariyerinizde ilerleme kaydetmek ve hedeflerinize ulaşmak ister misiniz?

En iyi tarafı da bu e-kitabı okuduktan sonra yeni müvekkilleri ve nitelikli işleri kendinize çekecek olmanızdır. Bu e-kitabı okumaya başladığınızda anda sonuç aldıran özel stratejileri öğrenecek ve kendinizi harika hissedeceksiniz.

Eğer Kurum Avukatı olarak çalışıyorsanız, profesyonel hayatta hedeflerinize ulaşmada ve kariyer sahibi olmada kullanabileceğiniz özel pazarlama tekniklerini ve sırlarını bu kitapta bulacaksınız.

“Siz de Başarılı Bir Avukat Olabilirsiniz” adlı eser bir yıl süren kapsamlı bir araştırma ve birçok uykusuz gece sonunda ortaya çıkmıştır. Kısa sürede ilerleme kaydetmek ve kendinizi profesyonel anlamda geliştirmek istiyorsanız mutlaka okuyun.

Hemen sipariş verin!  Satış fiyatı 30 Eylül tarihine kadar sadece 49 TL dir.  İletişim bölümünden siparişinizi lütfen yazılı belirtin. Ödemenizi takiben 126 sayfalık e-kitabınız  e-posta adresinize gönderilecektir.

İÇİNDEKİLER

1. Eşsiz Pazarlama Stratejiniz

2. Saygınlık Kazandıran Pazarlama Planı

3. Kişisel Markanızı Yaratın

4. Kişisel Bakım Sanatı

5. Her Defasında Muhteşem Bir İlk İzlenim

6. İletişim Uzmanı Avukatların Merak Edilen Sırları

7. Vücut Dilinin Gizli Gücü

8. Müvekkille Temas Kurma Becerileri

9. Nasıl Çevre Edinirsiniz?

10. Sosyal Medyatik Olmanın Yolları

11. Basının Göz Bebeği Olun

12. Kulaktan Kulağa

13. İnternet Sitenizin Gücü

14. Müvekkiller ne ister?

15. Aday Müvekkille Sonuç Alan Görüşme Nasıl Yaparsınız?

16. Sunuş Becerilerinizle Büyüleyin

17. İkna Uzmanı Müthiş Avukatlar

18. En İyi Satışçının Fikirleri

19. Hedef Kişileri Eğiterek Onlardan Dolaylı Referans Alın

20. Müvekkillerinizi Nasıl Mest Edersiniz?

21. Küçük Hukuk Bürolarının Karşılaştığı Temel Sorunlar

22. Kişisel Markanızı Bilinir Kılmanın 33 Yolu

23. Zor Dönemlerde İş Yapma Yöntemleri

24. Hukuk Müşavirliği Hizmeti Alan Şirketlerin Avukatlardan Beklentileri

25. Müvekkilleri Çılgına Çeviren Durumlar

26. Müvekkil Hizmetleri ve Müvekkil İlişkileri

27. Yıldız Avukatların Pazarlama Sırları

28. Başarınızın Ardındaki Gizli Kahraman

29. Ofiste Başarı ve İş İdaresi

30. Her Avukatın Bilmek İstediği Şey

Avukatlar için iş geliştirme & hukuk bürosu işletme becerileri online eğitimleri

Bir Avukat olarak iş geliştirme ve hukuk bürosu işletme becerilerinizi geliştirmek ister misiniz?

Daha fazla yeni iş ve gelir elde etmek ister misiniz?

Cevabınız evet ise whatsapp üzerinden gerçekleştirdiğim 1,5 saatlik online bire bir iş geliştirme eğitimlerine sizi davet ederim.

Ücret ve seans saatleri hakkında detay bilgileri öğrenmek için aşağıdaki iletişim kanallarını kullanarak bana ulaşabilirsiniz.

info@tarkankarabel.com

Whatsapp: 0533 378 79 01

Kimler katılmalı?

Nitelikli işler almak isteyen, müvekkil adedini ve gelirlerini arttırmak isteyen, yönettiği hukuk bürosunda çalışan verimliliği ve iş kalitesini arttırmak isteyen tüm Avukatlar

On-line Eğitim Konuları

  1. Pazarlama stratejinizi nasıl belirlersiniz
  2. Saygınlık kazandıran pazarlama planınızı oluşturmak
  3. Kaliteyi taahhüt eden kişisel markanızı yaratın
  4. Her defasında muhteşem bir ilk izlenim nasıl sağlarsınız
  5. İletişim uzmanı Avukatların özellikleri
  6. Müvekkille temas kurma becerileri
  7. Nasıl çevre edinirsiniz?
  8. Kendinizi dış dünyada bilinir kılmanın 33 yolu
  9. Hukuk bürolarının karşılaştığı temel sorunlar
  10. Zor Dönemlerde iş yapma yöntemleri
  11. Tavsiye üzerine gelen müvekkillerin adedini nasıl arttırırsınız
  12. Sosyal medyayı doğru ve etkin kullanmanın yolları
  13. Basının göz bebeği nasıl olursunuz
  14. Kulaktan kulağa pazarlama
  15. İnternet sitenizin gücü
  16. Aday müvekkille sonuç alan görüşme nasıl yaparsınız
  17. Sunuş becerilerinizle müvekkili etkileme yolları
  18. İkna uzmanı bir Avukat olmanın incelikleri
  19. Kaliteli müvekkil hizmetleri ve müvekkil ilişkileri nasıl sağlanır
  20. Başarınızın ardındaki gizli kahramanlar iç müşterileriniz
  21. Ofiste kurumsallaşma ve etkin iş idaresi
  22. Kurucu Avukatın bir iş lideri olarak sahip olması gereken yetkinlikler nelerdir
  23. Ofiste çalışan sirkülasyonu nasıl azaltılır
  24. Çalışan memnuniyetinin sağlanması
  25. Ofiste performans odaklı yönetim nasıl gerçekleştirilir

Hukuk büronuzu kurumsallaştırmak ve daha fazla nitelikli işler almak ister misiniz?

Hukuk Büronuzda ekibinizin çalışma veriminden ve iş sonuçlarından memnun değil misiniz?

Yüksek bir personel sirkülasyonu mu yaşıyorsunuz?

Birçok iş fırsatının kaçtığını mı düşünüyorsunuz?

Çok güzel geçtiğine inandığınız müvekkil görüşmelerinden eliniz boş mu dönüyorsunuz? 

Hukuk büronuzda iş performansı ve çalışan verimliliğini bir yıl içerisinde garantili bir şekilde arttırıyoruz.

Hukuk Büronuzun kurumsallaşmasını ve iş süreçlerinin profesyonelce yönetilmesini sağlıyoruz.  

Size para ve zaman kazandıracak, iş hedeflerinize kolayca ulaşmanızı sağlayacak bu yatırımla artık hukuk büronuzu hayalini kurduğunuz performanslarda çalıştırabileceksiniz.

İş risklerinizi en aza indirmeniz mümkün olacak. Sizinle çalışan avukatların kurumu sahiplenmeleri artacaktır.

Kuracağınız güçlü yapıyla siz ve çalışanlarınız gelişecek ve hızla büyüyeceksiniz.

 

Hemen Arayın! Ücretsiz analiz seansına katılın.

Gelişim ihtiyaçlarınızı birlikte belirleyelim.

www.lawmarketing-tr.com

info: info@lawmarketing-tr.com

Whatsapp : 0533 378 79 01 

Avukatlıkta Kurumsallaşma 2 – Webinar 08.06.2020

Avukatlıkta Kurumsallaşma – Webinar 20.05.2020

Tarkan Karabel, Elit Hukuk Bürosu Yöneticilerine “Liderlik Becerileri ve Yönetimde Kritik Faktörler” semineri verdi

Etkin iş liderleri, başarılı iş sonuçları

Hukuk büronuzda yüksek performans kültürü ve güven oluşturmanın anahtarı eğitici liderlik

Hukuk büronuzda yüksek performans kültürü oluşturmak kurumunuzun sürdürülebilir gelişimi ve karlılığı için kritik öneme sahiptir. Yüksek performans kültürünü inşa ederken bir lider olarak en önemli silahınız güven oluşturmaktır. 

Güven neden önemlidir ve nasıl oluşturulur?

Karşılıklı güvenin olmadığı iş ortamlarında insanlar risk almaktan ve eyleme geçmekten geri dururlar. Yetenekli çalışanlar bu tarz iş ortamlarını ilk olarak terk ederler. Kalan çalışanlar da vasat iş sonuçları elde ederek sadece ay sonu alacakları maaşa odaklanırlar.

Çalışanların bulundukları kuruma ve liderlerine güven duyması yüksek performans ikliminin oluşmasında çok önemlidir. Bu amaçla çalışanlarla birebir sohbetlere giren liderler onlara eğitici bir şekilde rehberlik ederek ilişki geliştirir ve güven oluştururlar.

Eğitici liderlik sergilenmesi, çalışanların verilen performans geri bildirimini ve eleştirileri daha açık bir biçimde dinlemelerini sağlar. Bu geri bildirimin sadece işverenin çıkarlarına değil kendi arzularına da hizmet ettiğini görmelerini sağlayan sürekli bir sohbet ortamı oluşur. Aynı zamanda çalışanlar fikirlerine önem verildiğini ve düşüncelerinin dikkate alındığını gördüklerinde kurumun kendilerine değer verdiğini anlarlar. Bu da yetenekli çalışanların kuruma olan aidiyetini artırır.

Çalışanları bireysel olarak yakından tanımak artık her zamankinden daha önemli olmuştur. Hayata dair önceliklerini, kariyer beklentilerini çalışanlar size anlatabilmelidir. Birer saatlik birebir koçluk sohbetleri sonucu o kişi sizinle her hedefe koşar. Eğitmen liderler, çalışanların güçlü ve zayıf yönlerini -onların kişisel arzularına ve kariyer özlemlerine bağlayarak- görmelerine yardım ederler. Onları uzun vadeli gelişim hedefleri oluşturmaya teşvik ederler, plan yapmalarına destek olurlar. Liderin neden sorumlu olduğunu ve çalışanın ne yapması gerektiği konusuna açıklık getirirler.

Eğitmen liderler gündelik rutin işlerle uzun vadeli hedefler arasında bağlantı kurarak insanların şevkli olmasını sağlarlar. Bu güçlü bağlantıyı ancak çalışanları daha derin ve kişisel düzeyde tanıyarak kurabilirler. Eğitici liderlik yaklaşımı, inisiyatif gösteren ve kendisini geliştirmek isteyen elemanlarda çok işe yarar. Diğer taraftan, çalışan şevksiz olduğunda ya da gereğinden fazla kişisel yönlendirme ve geri bildirim istediğinde ise işe yaramayacaktır. 

Ne yazık ki hukuk bürolarında pek çok yönetici endişe ve kayıtsızlığı ortadan kaldıran, çalışanlarda şevk yaratan performans geri bildiriminde bulunmaktan uzak durmaktadır. “İlişkiler bozulmasın, yanlış anlaşılmayayım” düşüncesiyle veya nasıl yapacaklarını bilmedikleri için doğru zamanda ve doğru yerde verilmesi gereken bildirimleri saman altı ederler. Bu şekilde düşük performansa razı olurlar. Bazen de “Şımarmasınlar” diyerek, çalışanlarla aralarına mesafe koyarak veya “Bu gibi şeylere ayıracak vaktimiz yok” diyerek birebir gelişim sohbetlerini rafa kaldırırlar. 

İyi bir eğitmen lider, insanların potansiyeline duyduğu inancı ve ellerinden gelenin en iyisini yapabileceklerine dair beklentisini sözleriyle her zaman belli eder. “Size inanıyorum. Size yatırım yapıyorum ve elinizden geldiğince azami çaba harcamanızı bekliyorum.” Bu yaklaşım sayesinde, çalışanlar liderin ilgisini fark eder ve kendi yüksek performans standartlarını karşılama azmi ve sorumluluğu duyarlar.

Sonuç olarak çalışanlarına besleyici gelişim deneyimi kazandıran hukuk büroları aidiyet duygusu güçlü, yetkin elemanlarla çalışmakta daha başarılı olurlar. Bunun sonucu da sürdürülebilir büyüme ve karlılığı iş çıktı kalitesi ve memnuniyet düzeyiyle garanti altına alırlar.

Tarkan Karabel

Hukuk Büroları Gelişim Uzmanı

tarkan.karabel@lawmarketing-tr.com

www.tarkankarabel.com

www.lawmarketing-tr.com

Hukuk Bürosunda Düşük Performans Gösteren Çalışanları İyileştirme Rehberi

Hukuk Bürolarında kurumsal gelişim ve Yönetici Avukat gelişim projeleri gerçekleştirirken gördüğüm en büyük güncel sıkıntılardan biri, ofis yönetiminin düşük performanslı, vasat çalışanları iyileştirmede ve onları geliştirmede yaşadığı zorluklardır. Yönetim becerileri düşük olan Avukatların bu durumla başa çıkması maalesef zordur. Aslında, her çalışan potansiyelini sonuna kadar kullanmak ister. Kimse vasat bir Avukat olarak kalmak için hukuk bürolarında çalışmaz.

İşe alım sürecinde ve sonrasında yaşanan yönetimsel hatalar nedeniyle Avukatlar düşük performans veya minimum performans göstermeye başlarlar. Yapılan uyarılar sanki hiç yapılmamış gibi aynı hatalar tekrarlanır ve düşük kaliteli, özensiz iş çıktıları Yönetici Avukatın üzerine yığılır. Yönetici Avukat ekibin arkasını toplamaktan, kaleye gelen sayısız topu kurtarmaktan bitap düşer ve kurumsal olarak bu ekiple büyümenin aslında çok da akıllı bir iş olmadığını düşünmeye başlar. İşi emanet edecek birilerini bulamamak, her şeyi mikro yönetimle kontrol eden paranoyak bir kişiliğe bürünmek, Yönetici Avukatı işten soğutmaya başlar. “Neden bu Y,Z nesli beni anlamıyor?” “Benim gibi yapmıyor, yapmak istemiyor?” “Genç Avukatlar neden bu kadar çok hata yapıyor?” “Neden işi benim kadar sahiplenmiyor?” sorularını kendine sormaktan yorgun düşer. 

Bununla birlikte, ekip üyelerinden bazıları arzu edilen şekilde çalışmıyor ve bireysel hedeflerine ulaşamıyorsa, ekibin morali bozulabilir ve kurumsal hedeflere ulaşmak güçleşebilir. Yöneticinin ve düşük performanslı çalışanın bu soruna acilen bir çözüm bulması adil olanıdır.

Her yönetici kariyer yolculuğunda düşük performanslı çalışanlarla karşılaşır. Bazen bu çok sık olur. Lider pozisyondaki kişi bu durumu yönetmeyi öğrenmelidir. Birçok işe yarayan etkili yöntem olmakla birlikte, aynı zamanda durumu içinden çıkılamayacak hale getiren yollar da mevcuttur. Diğer taraftan, her profesyonel çalışan, kendisinden ne beklendiğini mutlaka bilmelidir ve öğrenmek için ısrarcı olmalıdır. Eğer beklentilerin ne olduğu konusunda çalışanın kafasında bir netlik oluşmamışsa, kişinin düşük performanslı olduğunun farkında olması güçleşir. Peki, öyleyse düşük performanslı çalışanın arzu edilen yönde değişmesi için neler yapılmalıdır?

1.     Kendimize sorulacak sorular

Bir yönetici olarak öncelikle bu soruları kendimize sorarak ve cevaplarını arayarak çalışanla temas kurmalıyız.

·       Her çalışana kendisinden ne beklediğimi açık bir şekilde ifade ettim mi?

·       Karşı taraf beklentilerimi tam olarak anladı mı?

·       Düşük performansın ortaya çıkması ile oluşabilecek olumsuzların farkındalar mı?

·       Teknik konularda ihtiyaç duyacakları eğitimleri kendilerine bire bir veya grup olarak verdim mi?

·       Düşük performanslı olduklarının farkındalar mı?

Eğer düşük performans gösterdiklerinin farkında değillerse konuyla yüzleşmek yerine çalışanların eğitim almalarını sağlamak daha doğru olacaktır.

2.     Duygusal çatışmalardan kaçınmak

Duygu yoğun bir tartışmanın kimseye faydası olmayacaktır. Ne siz ne de düşük performans gösteren kişi, suçlayıcı ifadelerden, sorgulamalardan veya tehdit edici davranışlardan yarar görür. Sakin kalabilmek ve sıkıntının çözümüne odaklanmak en doğru olanıdır. 

3.     Hazırlık yapmak

Çalışanla performans toplantısı yapmadan evvel yeterince veri toplamanız gerekmektedir. Elinizde kesin deliller ve durumlar olmadan bir performans değerlendirme toplantısına girmemelisiniz. “Yeterince iyi çalışmıyorsun” şeklinde açıklamalar karşı taraf için bir anlam ifade etmez. “Neye göre ve kime göre iyi çalışmıyorum? gibi ters sorulara maruz kalınabilir. Performansı doğru ölçmek ve performans koçluğu yapabilmek için metrik değerlerinizin ve kurallarınızın olması gerekir. 

4.     Kesin verilerle hareket edin

Çalışanla performans düşüklüğü hakkında konuşmak için, eğer konu sayısal hedeflerine ulaşmadan yaşadığı sorunlar ise, iş hedeflerinizin sayısal dökümü elinizin altında olmalıdır. Sıkıntı eğer kurum kültürüne uygun olmayan davranışların gösterilmesiyse, kurum içi iş yapma prosedürünün ve iş rehberinizin toplantı masasının üzerinde olması önemlidir. Tartışmanın her hangi bir yanlış anlamaya yer vermeyecek şekilde icra edilmesi gerekir. Karşı tarafa net bir mesaj vererek, kendisinden beklenenlerin uzağında olduğu ona ispatlarıyla gösterilmelidir.

5.     Düşük performansla hemen mücadeleye girişin

Düşük performans gösteren bir çalışanla hemen ilgilenmezseniz, ofisin geneline bu performans seviyesini kabul ettiğiniz şeklinde bir mesaj vermiş olursunuz. Bu da hem bu çalışan hem de diğer ekip üyeleri için istenmeyen kötü bir mesaj olur. Çünkü düşük performans bulaşıcıdır. Üzüm üzüme baka baka kararır. Düşük performans gözünüze çarptığı anda en hızlı şekilde çalışanın dikkati çekilmelidir. Bu amaçla yapılacak tüm toplantılar sıkıntıya çözüm bulmak için olmalıdır. Toplantının %80’inde dinleyici olmanız ve %20 sinde sizin konuşmanız gerekir. Oluşturacağınız birlik havası, kurumun gelişim aşamalarında çalışanın kendisine değer verildiğini hissetmesini sağlar ve moral yükseltici olur. Çalışanın bunu anlaması sağlandığında toplantının diğer aşamalarına geçebilirsiniz.

6.     Dışsal faktörleri dikkate alın

Düşük performans hali bir anda ortaya çıktıysa, çalışanın özel hayatından kaynaklanabilecek durumları dikkate almalısınız. Geçici bir durum olabilir. Ev taşıma, boşanma, yeni doğan bir bebek, yaşanan bir sağlık sorunu, vefat durumu önemli dışsal faktör sınıfına girer. Diğer taraftan, kişinin kurumunuzda ne kadar zamandır çalıştığına da bakın. Uzun zamandır terfi alamamış olması veya ekip içinde yaşanan anlaşmazlıklar da performans düşüşüne etki eden faktörlerdir.

7.     Yeterli eğitimi çalışanlara verin 

Çalışanların işlerini layıkıyla yapmalarına imkân verecek doğru eğitimleri almalarını mutlaka sağlayın. Alacakları eğitimlerin kendi mesleki gelişimleri ve iş yapma becerilerine fayda sağlayacak türden olmasına dikkat edin. Elde edecekleri becerilerin iş hedeflerine daha kolay ulaşmalarına yardımcı olması esas amaçtır. Eğitimleri nasıl geliştirebileceğinizi onlara sorun. Öğrenmek ve geliştirmek istedikleri başka konular olup olmadığını öğrenin. Onları hedeflerine ulaşmalarından alı koyan eksiklerin neler olduğunu tespit edin.

8.     Çalışanları nelerin motive ettiğini öğrenin

Çalışanı nelerin motive ettiğini bilmeden onu yönetmeye kalkmak hedefe ulaşmanızı güçleştirir. Ekip üyelerinizi daha yakından tanımak için zaman harcamanız ve onlara sorular sormanız gerekir.

·       Orta ve uzun vadeli hedeflerin nelerdir? Nelere özlem duyuyorsun?

·       İş arkadaşlarına destek olabilmek için neler yaptın ve daha neler yapabilirsin?

·       Kariyerinde 12 ay sonra neler olmasını istersin?

 Bu tarz sorularla her çalışanı nelerin özel olarak motive ettiğini anlamanız mümkün olur. Ekibinizdeki kişilerin doğru görevlere atanmalarını da bu yolla garanti altına alırsınız.

9.     Kurumun varlık amacında hangi rolde olduklarını onlara gösterin

Çalışanların büyük resmi görmelerini sağlarsanız ve bu resimde nerede bulunduklarını ve bunun ne kadar önemli olduğunu onlara gösterirseniz, çalışanın kuruma olan aidiyet duygusunu güçlendirirsiniz. Mesleki varlıklarının kurum içi önemini bu şekilde izah ettiğinizde daha yüksek bir çalışan bağlılığı sağlarsınız.

10.  Yönetim hakkında ne düşündüklerini ve ne beklediklerini öğrenin

Düşük performanslı bir çalışanı oyuna kazandırmak için en iyi tekniklerden biri yönetim olarak kendisine nasıl yardımcı olabileceğinizi sormaktır. Bu yaklaşım çalışanın şeffaf bir şekilde kafasından geçenleri sizinle paylaşmasına imkân verir. Bunu açık iletişimle yüz yüze yapabilir veya kapalı zarflı anket yoluyla da fikirlerini öğrenebilirsiniz.

11.  Performans hedeflerini birlikte belirleyin

Düşük performanslı bir çalışanın ayağa kaldırılması aşamasında bireysel performans hedeflerini belirlemede onları da karar mekanizmasına katmanız önemlidir. Belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, anlamlı ve süre sınırlı hedefleri birlikte belirlemek için iş birliği yapın.

12.  Takip süreci oluşturun

Etkin yöneticiler çalışanlarıyla yaptıkları performans görüşmelerinden sonra mutlaka iyileşme sürecini takip ederler. Verilen sözlerin ve taahhütlerin zamanında yerine getirilip getirilmediğini izlerler. İş hayatında göstereceğiniz bu takipçilik takdir görür. Ciddiyetiniz herkes tarafından anlaşılır. Çalışanların gelişimini ve iyiliğini isteyen yaklaşımınız kurum içinde moralleri yükseltir.

13.  İlerlemeyi ödüllendirin

En ufak bir ilerleme varsa mutlaka ödüllendirin. Takdir edin, alkışlayın. Çalışanın size ve kuruma yabancılaşmasını garantili bir şekilde sağlamanın yolu, gösterdiği ilerlemelere kayıtsız kalmaktır. Süreç boyunca gelişen performansıyla ilgili kendisine geri bildirimler verin. Ödül denilince hemen akla finansal ödüller gelmemelidir. Samimi bir teşekkür veya “İyi iş çıkarıyorsun, kendinle gurur duymalısın” gibi sözler çalışanların ayaklarını yerden kesmeye yetecektir.    

14.  Süreklilik arz eden düşük performansa müdahale edin

Eğer düşük performans devam ediyorsa, en hızlı bir şekilde bu duruma el koymanız gerekir. Bu konuda ciddi olduğunuzu ve bu durumu asla kabul etmeyeceğinizi çalışanın anlaması önemlidir. Bu duruma ani müdahale edilmemesi ve göz yumulması canla başla çalışan diğer ekip üyelerinin de işi sermesine neden olur. Bulaşıcı olan bu hastalığın hızla karantinaya alınması önceliğinizdir.

15.  Vedalaşmaya hazır olun

Öyle veya böyle bazen bazı çalışanlarınızla vedalaşmak zorunda kalırsınız. Çünkü arzu etseniz de herkesi iyi etmeniz mümkün olamaz. Tüm çabalarınıza rağmen artık nabzı atmayan çalışanlar olabilir. Son durumda yapılacak şey tüm bu çaba ve yatırımınıza rağmen iyileşmeyen çalışanla yollarınızı ayırmak olacaktır. Aksi takdirde tüm ekibi oyundan düşürmek, moralleri sıfırlamak ve adil çalışma ortamının kalmadığı bir ofise dönüşmek riski artar.

Fark ettiyseniz düşük performansla mücadele, yönetim becerilerinin yoğun ve etkin kullanıldığı bir iştir. Yöneticiler genellikle çeşitli mazeretler öne sürerek performans sorunlarıyla yüzleşmek ve ilgilenmek istemezler. Her profesyonelin saat gibi kusursuz çalışmasını arzu ederler. Akıllarından geçenlerin çalışanlar tarafından hemen anlaşıldığını düşünürler. İşler istedikleri gibi gitmediğinde de yaşanan iş aksamaları ve verimsizlikler nedeniyle bireysel ve kurumsal olarak yıpranırlar. Bu verimsiz sonuçlarla karşılaşmak istemeyen her yönetici düşük performanslı çalışanları iyi etme konusunda becerikli olmak ve kendini bu konuda geliştirmek durumundadır. 

Hukuk Bürosunda Ortakların Rolleri ve Sorumlulukları

Tebrikler! Uzun yıllar bağlı bulunduğunuz hukuk bürosuna hizmet verdikten sonra işlerin de büyümesiyle ortak pozisyonuna terfi ettiniz. Lakin yeni görevinizin sizden beklediği becerilerin bir kısmı sizde mevcut değil. Artık kurumda farklı bir rolünüz var. Bu role göre kendinizi hızla geliştirmeniz ve bu yeni rolün sorumluluklarını yerine getirmeniz lazım. Kariyerinizdeki dönüm noktalarından birine gelmiş durumdasınız. Peki, yeni görevinizde sizden beklenen performans hedefleri ve alanları neler olacaktır?   

Hukuk büroları büyüme sürecine girdiğinde ortakların yönetsel sorumlulukları artmaktadır. Dosyalara ve müvekkil işlerine ayırdıkları vakit azalırken, işlerin delege edilmesi ve iş süreçlerinin takibi için harcadıkları zaman artmaktadır. Bununla birlikte farklı konularda iş yapma becerilerini geliştirmeleri gerekmektedir.

Büyüyen bir hukuk bürosunda ortakların katkı sağlaması gereken 6 kritik performans alanı bulunmaktadır:

1.     Mali işler performansı: İş idaresi ve finansal gelişim için sorumluluk alınması gereken alandır. 

·       Mali performansın geliştirilmesi

·       Finansal disiplinin sağlanması

2.     İnsan yönetimi, liderlik ve ekip beceri gelişimi

·       Çalışma ekibine doğru liderlik becerilerinin sergilenmesi

·       Ekip üyelerinin güven ve saygısının kazanılması

·       Çalışanlara iş ahlakı, kurum değerleri oluşturma ve kriz yönetimi konularında örnek olunması

·       Çalışanların kişisel ve mesleki gelişimine katkı sağlanması, becerilerinin eğitimlerle geliştirilmesi

·       İşlerin delege edilerek sonuca ulaştırılmasının öneminin farkında olunması

·       Çalışanlarla sürekli iletişim halinde olunması, işlerin delege edilmesi, müzakere edilmesi, anlaşmazlıkların çözüme kavuşturulması, kişilerin ikna edilmesi ve koçlukla desteklenmeleri

·       Otoritenin çalışanlar üzerinde kurulması ve bu gücün doğru şekilde kullanılması

·       Güçlü ekipler kurulması ve çalışanların sorumluluklarının ve yetkilerinin arttırılarak insan kaynaklarının gelişiminin desteklenmesi

·       Çalışanların hukuk, iş geliştirme, finans, kariyer, çevre edinme ve iş-özel yaşam dengesinin korunmasında koçluk ve danışmanlık yoluyla desteklenmesi ve geliştirilmesi

3.     İş Geliştirme

·       Kurumun geleceği açısından yeni müvekkiller ve kaliteli işlerin hedeflenmesi

·       Kuruma değer katan yeni müvekkillerin kuruma kazandırılması

·       Müvekkil çeşitliliğinin arttırılarak rekabetçi bir yapıya kavuşulması

·       Çapraz satış yapılması ve müvekkillerin birbirleriyle tanıştırılarak karşılıklı iş yapma imkanlarının geliştirilmesi

·       Uzun vadeli pazarlama stratejisinin oluşturulması

·       Kurumum imajının geliştirilmesi ve tanınırlığının arttırılması

·       İş çevreleriyle irtibatın sağlanması ve elçi olarak kurumun temsil edilmesi

4.     Müvekkil ilişkileri yönetimi

·       Mevcut müvekkillerle sıcak temasın korunması

·       Müvekkil ihtiyaçlarına göre en iyi hizmetin onlara sunulması

·       Müvekkillere değer yaratan yenilikçi çözüm önerilerinin oluşturulması

·       Maliyet azaltıcı hizmetler sunmak için arayış içinde olunması

·       Güçlü müvekkil ilişkileri kurulması ve müvekkillerde dostluk faktörünün geliştirilmesi

5.     Kurumsallaşmaya katkı sağlanması

·       Kurumun idaresinde sorumluluk alınması, pazarlama, bilgi işlem, mali işler, insan kaynakları 

·       Stratejik planlama ve uygulamasında etkin rol alınması ve katkı sağlanması

·       Kurumun iş yapış prosedürlerinin oluşturulması ve geliştirilmesine katkı sağlanması

·       Kurumun teknik know-how geliştirmesinde görev alınması

·       Kurumun kalite kontrol, kalite geliştirme, performans yönetimi konularında görev alınması

·       Homojen bir kurum kültürünün oluşmasına destek verilmesi

·       Sözlerden ziyade eylemlerle vizyon sahibi ve değerleri olan bir yönetici olunduğunun gösterilmesi

6.     Kişisel Gelişim ve Liderlik

·       Sürekli gelişim ve becerilerin arttırılması amacıyla konfor alanının terk edilmesi

·       Kuruma yararlı olacak yeni beceri setleri elde edilmesi

·       Bir rol model olarak çalışanlara güven, inanç ve kişisel bütünlük sergilenmesi

·       İnisiyatif alıp harekete geçen, öğrenen, sorumluluk alan ve katkı sağlayan bir profesyonellik gösterilmesi

·       İş hedeflerine ulaşmada kararlılık, yoğun çalışma ve odaklanma içinde olunması

Evet yeni göreviniz tekrar hayırlı olsun. Bunca sorumluluğun altından kalkabilmek ve görevinizin gerektirdiği becerileri kazanabilmek için bir mentordan destek almanızı tavsiye ederim. Bu şekilde zaman kazanır ve kariyerinizin bu önemli noktasında bir yol kazası yaşamazsınız.