Avukatlarda zaman yönetimi

Sabahları Erken Kalkıp Daha Fazla İş Bitirmenin 5 Yolu

Serbest olarak çalışan Avukatların en büyük zorluklarından biri de sabah erken kalkıp, güne erken başlamaktır. İş hedeflerine ulaşmak, bir proje veya araştırma yapmak, bir dilekçe yazmak için verimlilik uzmanları her zaman sabahları erken kalkmayı tavsiye eder. Çünkü kavramsal düşüncenin zirveye ulaştığı nokta, sabah yataktan kalkmayı takip eden ilk iki saattir.

Ne kadar erken kalkarsanız, o kadar daha fazla işi tamamlama ve zamanı en verimli şekilde yönetme imkanına kavuşursunuz. Sakin bir ev veya ofis ortamında birçok işi kolayca yapabilir ve kimse tarafından rahatsız edilmezsiniz. Çok yerinde bir tavsiye olmakla birlikte, uygulamaya geçirmek serbest avukatlar için epey zor olmaktadır. Sabahları saat 10.00’da anca mesaiye başlayan Avukatlar verimsiz bir iş günü geçirebilmekte, zaman fakirliğinden sık sık şikayetçi olmakta ve sonuç olarak diğer meslektaşlarının gerisinde kalabilmektedir.

Erken kalkmayı bir disiplin olarak görebilirsiniz. Aslında bundan çok daha fazlasıdır. Gerçek şudur ki, insanların tüm ekosistemi daha geç yatmaya ayarlanmıştır. Sabah kalkış rutininizi değiştirmeye başladığınızda, birçok engel karşınıza çıkacaktır. Bunları aşmak mümkündür. Bununla birlikte, asıl önemli olan bir önceki geceyi iyi tamamlamış olmanızdır.

İşte size sabahları erken kalkmanızı ve işe erken koyulmanızı kolaylaştıracak beş adet strateji:

  1. Bakış açınızı değiştirin.Birçok insan yatağa erken girmemek için mücadele eder. Çünkü gün bitmesin, daha fazla şey yapayım ve yaşayım isterler. Günü erken bitirme ve bir şeyleri kaçırma tedirginliği yaşarlar. Bu noktada, daha farklı düşünmeye başlamak gerekir. Uykuyu yeni günün başlangıcı olarak görün. Uykuya olan bakışınız değişecek ve size daha ilginç gelecektir. Pillerinizi şarj etmek için uykunun önemli bir süreç olduğunu kabul edin.
  2. Yatağa giriş saatinizi ayarlayın. Çoğumuz uykusuzluktan muzdarip bir şekilde hayatlarımızı yaşıyoruz. Uykunuzdan çalacağınız ilave bir saat ertesi gün sizi başarısızlığa daha fazla yaklaştıracaktır. Ertesi gün enerjik olmanın ve başarılı işler gerçekleştirmenin tek yolu gece yatağa erken gitmektir. Vücudunuzun ihtiyacı olan uyku süresini hesap edin ve bu süreye göre yatağa giriş saatinizi ayarlayın.
  3. Gece faaliyetlerinize çeki düzen verin. Akşam yemeği saatinizi gözden geçirin, yemeği hazmedebilmek için yatağa girmeden iki veya üç saat öncesinden akşam yemeğinizi bitirmiş olun. Çay ve kahveyi akşam yemek üzerine tüketmeyin. Ancak bu şekilde, yatağa girdiğinizde fazla zorlanmadan uykuya dalabilirsiniz.
  4. Sabah faaliyetlerinize hazırlanın.Bazen bizi yataktan çıkamayacak durumda bırakan yorgunluk değildir. Ertesi gün yapılacak olan işlerini ağırlığı ve fazlalığı da bizim yataktan çıkmamızı güçleştirebilir. Ertesi gün yapılacak olan işlerin gözünüze daha kolay gözükmeleri için bir gece önceden iş planınızı yapın ve kullanacağınız malzemeleri hazır edin. Spora gidecekseniz spor kıyafetlerinizi bir köşede hazır edin, duruşmaya gidecekseniz dosyalarınızı, evrak çantanızı ve kıyafetlerinizi yerleştirin, ayakkabılarınızı boyayın. Yeni bir işe başlamak da size karışık ve zor gelebilir. Bu nedenle, hazırlık yapmak için zamanı doğru kullanın ve başarı şansınızı arttırın.
  5. Elektronik cihazlarını uyku boyunca kapalı tutun.Yatağa girmeden 60 dakika önceden tüm elektronik cihazlarınızın fişini çekin. Televizyon, bilgisayar, cep telefonun, e-posta mesajları, sosyal medya iletişimini sonlandırın. Bilim bize göstermektedir ki, tüm elektronik cihazlar çevremizde büyük bir enerji oluşturmaktadır. Elektronik cihazları kapatmadan yatağa girmek, enerji içeceği içip yatağa girmekle aynı etkiyi verebilmektedir.

Herkesin Kullanabileceği, Zaman Yönetimi Sırları

Bu makaleyi yazana kadar ne kadar çok zaman kaybettiğimi size anlatamam. Yirmi beş adet mail mesajıma göz attım, sonra bir arkadaşım beni ziyarete geldi. Kendisiyle kırk beş dakikaya yakın lafladık. Biraz Facebook, biraz Linkedin, biraz da spam mesajlarla dolu Hotmail mesaj kutum derken zaman su gibi akıp gitti. Öğleni etmeme rağmen hala cümleleri kurmayı başaramamıştım.
Tam başlayacakken kesinlikle bir bardak yeşil çaya ihtiyacım olduğunu düşündüm. Yanına biraz atıştırmalık derken gene işin başına oturmuş değildim. Sonra bir adet muz ve elmayı yedikten sonra artık konsantre olmaya hazır olduğumu düşünüyordum.

 

Bu makaleyi okuyorsanız, siz de benzer sıkıntılardan muzdaripsiniz demektir. Yalnız değilsiniz, zaman yönetimi mücadelesine hoş geldiniz. İnsan Kaynakları Şirketlerinin yaptığı araştırmalara göre sekiz saatlik mesaimizin iki saatini bu şekilde heba etmekteyiz.  Bu zaman kayıplarına öğle yemeği ve ön görülmeyen aralar dâhil değilmiş.

 

Özelikle internet, ev ödevi olan çocukları ayartmaya çalışan ve sokağa çağıran komşu çocuğu gibidir. Hem kendisi hem de e-postaları sizin zamanınızın her dakikasını birer birer tüketir.  Bu yüzden, önemli görevlere ve işlere tam odaklanmak mümkün olmaz. İş ve özel hayat internet sayesinde iç içe geçmiş durumdadır. Birbirlerini yolun dışına atmaya çalışan yarışmacılar gibidirler. Hepsi de kendisine daha fazla zaman ayırmanızı sizden beklerler. İş ve özel hayatın sınırlarını iş yaparken çizmek çok zorlaşmıştır.  Kayak yaparken telesiyejde e-posta mesajları atabilir, ofiste çalışırken yazın gideceğiniz tatilin rezervasyonlarını gerçekleştirebilirsiniz.

  

E-postalarınızı saplantılı bir şekilde her an takip etmek yerine, gün içerisinde belli kereler okumak zaman kaybının dizginlerine elinize almanızı sağlar. Aslında hepimizin yapması gerektiğine inandığı ama bir türlü yapamadığı bir şeyden bahsediyorum. Bu alışkanlık bizi esir aldığı sürece zamanı yönetmeniz mümkün olamaz. Kafanızı günlük gelişmelerle her an doldurmak yerine, hedefinize odaklanmanız size arzu ettiğiniz verimliliği sağlayacaktır. Bu şekilde neyin işiniz için daha önemli olduğunu ve nereye gitmek istediğinizi daha iyi anlarsınız.

 

İlk iş olarak bilgisayarınızda e-posta geldiğini bildiren alarmları kapatmaya başlayın. Her gelen mesaja ayıracağınız vakit cevaplanmasıyla birlikte iki dakika tutmaktadır. Her gelen mesajı okumaya ve cevap vermeye başladığınızda ayağınızın altındaki kumlar kaymaya başlar. Kum saatinin içinde hapistesinizdir, birazdan siz de son kalan kum tanecikleriyle aşağıya düşeceksinizdir. Her mesaj geldiğinde asla bilgisayarınızın sizi uyarmasını istemeyin. Çok mesaj atmayın ki size çok mesaj gelmesin. Minimum mesajla işinizi götürmeye gayret edin.

 

Bir diğer önemli enstrüman da yapılacaklar listesi kullanmaktır. Bir beyaz kâğıt ve bir tükenmez kalem sizin gününüzü kurtarmaya hazırdır. Tek yapmanız gereken gün içerisinde yapmanız gereken işleri öncelik sırasına göre birden ona kadar sıralamaktır. Yazarsanız her şeyi hatırlarsınız. Yazmazsanız mutlaka bir konuyu atlarsınız. İş atladığınızda da felaketler kapınızı çalmaya başlar. Diğer taraftan, gerçekçi olmayan ve tamamlanması mümkün olmayan uzun iş listeleri yaratmaktan da kaçının. Zaman en önemli kaynağımız, onu ne kadar iyi kullandığımız başarımızın belirleyicisi olacaktır.