avukatlıkta zaman yönetimi

Sabahları Erken Kalkıp Daha Fazla İş Bitirmenin 5 Yolu

Serbest olarak çalışan Avukatların en büyük zorluklarından biri de sabah erken kalkıp, güne erken başlamaktır. İş hedeflerine ulaşmak, bir proje veya araştırma yapmak, bir dilekçe yazmak için verimlilik uzmanları her zaman sabahları erken kalkmayı tavsiye eder. Çünkü kavramsal düşüncenin zirveye ulaştığı nokta, sabah yataktan kalkmayı takip eden ilk iki saattir.

Ne kadar erken kalkarsanız, o kadar daha fazla işi tamamlama ve zamanı en verimli şekilde yönetme imkanına kavuşursunuz. Sakin bir ev veya ofis ortamında birçok işi kolayca yapabilir ve kimse tarafından rahatsız edilmezsiniz. Çok yerinde bir tavsiye olmakla birlikte, uygulamaya geçirmek serbest avukatlar için epey zor olmaktadır. Sabahları saat 10.00’da anca mesaiye başlayan Avukatlar verimsiz bir iş günü geçirebilmekte, zaman fakirliğinden sık sık şikayetçi olmakta ve sonuç olarak diğer meslektaşlarının gerisinde kalabilmektedir.

Erken kalkmayı bir disiplin olarak görebilirsiniz. Aslında bundan çok daha fazlasıdır. Gerçek şudur ki, insanların tüm ekosistemi daha geç yatmaya ayarlanmıştır. Sabah kalkış rutininizi değiştirmeye başladığınızda, birçok engel karşınıza çıkacaktır. Bunları aşmak mümkündür. Bununla birlikte, asıl önemli olan bir önceki geceyi iyi tamamlamış olmanızdır.

İşte size sabahları erken kalkmanızı ve işe erken koyulmanızı kolaylaştıracak beş adet strateji:

  1. Bakış açınızı değiştirin.Birçok insan yatağa erken girmemek için mücadele eder. Çünkü gün bitmesin, daha fazla şey yapayım ve yaşayım isterler. Günü erken bitirme ve bir şeyleri kaçırma tedirginliği yaşarlar. Bu noktada, daha farklı düşünmeye başlamak gerekir. Uykuyu yeni günün başlangıcı olarak görün. Uykuya olan bakışınız değişecek ve size daha ilginç gelecektir. Pillerinizi şarj etmek için uykunun önemli bir süreç olduğunu kabul edin.
  2. Yatağa giriş saatinizi ayarlayın. Çoğumuz uykusuzluktan muzdarip bir şekilde hayatlarımızı yaşıyoruz. Uykunuzdan çalacağınız ilave bir saat ertesi gün sizi başarısızlığa daha fazla yaklaştıracaktır. Ertesi gün enerjik olmanın ve başarılı işler gerçekleştirmenin tek yolu gece yatağa erken gitmektir. Vücudunuzun ihtiyacı olan uyku süresini hesap edin ve bu süreye göre yatağa giriş saatinizi ayarlayın.
  3. Gece faaliyetlerinize çeki düzen verin. Akşam yemeği saatinizi gözden geçirin, yemeği hazmedebilmek için yatağa girmeden iki veya üç saat öncesinden akşam yemeğinizi bitirmiş olun. Çay ve kahveyi akşam yemek üzerine tüketmeyin. Ancak bu şekilde, yatağa girdiğinizde fazla zorlanmadan uykuya dalabilirsiniz.
  4. Sabah faaliyetlerinize hazırlanın.Bazen bizi yataktan çıkamayacak durumda bırakan yorgunluk değildir. Ertesi gün yapılacak olan işlerini ağırlığı ve fazlalığı da bizim yataktan çıkmamızı güçleştirebilir. Ertesi gün yapılacak olan işlerin gözünüze daha kolay gözükmeleri için bir gece önceden iş planınızı yapın ve kullanacağınız malzemeleri hazır edin. Spora gidecekseniz spor kıyafetlerinizi bir köşede hazır edin, duruşmaya gidecekseniz dosyalarınızı, evrak çantanızı ve kıyafetlerinizi yerleştirin, ayakkabılarınızı boyayın. Yeni bir işe başlamak da size karışık ve zor gelebilir. Bu nedenle, hazırlık yapmak için zamanı doğru kullanın ve başarı şansınızı arttırın.
  5. Elektronik cihazlarını uyku boyunca kapalı tutun.Yatağa girmeden 60 dakika önceden tüm elektronik cihazlarınızın fişini çekin. Televizyon, bilgisayar, cep telefonun, e-posta mesajları, sosyal medya iletişimini sonlandırın. Bilim bize göstermektedir ki, tüm elektronik cihazlar çevremizde büyük bir enerji oluşturmaktadır. Elektronik cihazları kapatmadan yatağa girmek, enerji içeceği içip yatağa girmekle aynı etkiyi verebilmektedir.

Bir Avukat Olarak İşleri Savsaklama Hastalığından Nasıl Kurtulursunuz?

Yeni bir güne daha uyandınız. Ayaklarınız ofise gitmek istemiyor. Gene vaktinde ödeme yapmayan ve iş isteyen bir sürü müvekkille uğraşmanız gerekecek. Kafanızdan çeşitli düşünceler geçiyor: “İşe olan inancımı kaybediyorum, günlük rutin işlerden sıyrılamıyorum. İşler dağ gibi birikti, yetişemiyorum. Ofise sabahları geç gidiyor, suçluluk duygusuyla ofisten geç çıkıyorum. Müvekkillerle olan temasım azaldı. Akşam eve geç gittiğim için yatağa girmem de gece yarılarını buluyor. Yorgun kalkıyorum, kahvaltı da yapmaz oldum. Kahveye yükleniyorum, bir yerde mide iflas edecek. Bakalım ne zaman? Usulen hatalar yapmaya başladım. Müvekkil duyarsa çok kötü olur. Arı gibi çalışıyorum ama bal yapamıyorum. Bu kısır döngüden bir an önce çıkmam lazım. Gelir gider dengem bıçak sırtında ilerliyor.”

Bu gibi düşünceler serbest çalışan birçok avukatın sürekli aklından geçmektedir. İşler yığıldıkça ertelemecilik başlamakta ve arzu edilen iş sonuçları bir türlü gelmemektedir. Zaten ileri tarihlere atılan duruşmalar da sonuç alınmasını geciktirmektedir. Peki, bu durumdan kurtulmak nasıl mümkün olur?

Basitçe ifade edecek olursak, bazı avukatlar mesleklerinde diğerlerinden daha başarılı olurlar.Çünkü belli şeyleri farklı ve yapılması gerekenleri de doğru şekilde yaparlar.Özellikle, zamanlarını diğerlerinden çok daha iyi kullanırlar. İş hayatında başarının, saygınlığın ve mutluluğun anahtarı önünüzdeki işe -başka bir şeyle ilgilenmeksizin- odaklanmak onu iyi yapmak ve sonuca erdirmektir.

Savsaklamak nedir?

Sıradan profesyonellerde,yapılacak çok fazla şeye karşılık, çok az zamana sahip olma duygusu vardır. Sizde bu duygudan muzdarip iseniz, işlere yetişmeye çalışırken başka işler üzerinize dalga dalga gelir. Bu nedenle yapmanız gerekenleri asla yapamazsınız. İşlere yetişemez ve geriden gelirsiniz. Sonucunda kariyerinizde fark yaratacak işleri tek tek ertelemeye başlarsınız. Önünüzde birden çok iş varsa, işleri bir öncelik sırasına koymalı, bir an önce yapılmazsa başınıza dert açacak, acil ve önemli işlere hemen başlamalı ve bitirmeden de başka bir işle ilgilenmemelisiniz. İşlerin önemi eşit derecedeyse, ilk olarak en zor olan işe girişmelisiniz.

Üst düzeyde performans ve üretkenliğe ulaşmanın yolu öncelikle yapmanız gereken görevleri her sabah belirleme alışkanlığı geliştirmenizdir. Öncelikleri belirleme, ertelemecilikten vazgeçme ve en önemli işe sarılma alışkanlığı hem zihinsel hem de fiziksel bir alışkanlıktır. Pratik yaparak bu alışkanlıkları edinebilirsiniz.

İşleri savsaklamanın nedenleri

İşleri savsaklamanın ve motivasyonsuzluğun başlıca sebeplerinden biri ne yapmanız, hangi sırayla yapmanız ve neden yapmanız gerektiği konusundaki belirsizlik ve kafa karışıklığıdır. Kağıt üzerine yazarak düşünmeye başladığınızda bu kafa karışıklığından kurtulabilirsiniz. Hedeflerini yazılı hale getiren profesyoneller bunu yapmayanlardan dört kat daha başarılı olmaktadırlar. Hedefinizi yazılı hale getirdiğinizde onu belleğinizde somut hale getirmiş olursunuz. Yazılı olmayan hedefler ise dilek ve temenni olarak kalır. Hedefler sizi başarıya götürecek uçağın yakıtıdır. Sürekli onları düşünmeniz sizi motive eder ve eyleme sevk eder. Yaratıcılığınızı tetikler, enerjinizi açığa çıkarır ve savsaklamayı bırakmanızı sağlar. Hedeflerinizi ne kadar çok düşünürseniz iç dürtünüz ve başarma arzunuz o denli büyür. Eğer, hiçbir iş ve yaşam hedefiniz yoksa, biran önce edinseniz iyi olur. İşyerinde işi savsaklamanın ve geciktirmenin diğer bir nedeni de insanların daha önce zayıf performans göstermiş olduğu görev ve etkinliklerden uzak durmalarıdır. Çoğu çalışan belirli bir alanda kendine bir hedef koymak ve kendini geliştirmek yerine o alandan tamamen kaçmayı tercih eder ki bu sadece kötüye gidişi hızlandırır. Aksine belirli bir alanda ne kadar iyi ve yeterli olursanız, o işlevi yerine getirmek konusunda da o kadar motive olursunuz. Hepimizin güçlü ve zayıf yönleri vardır. Zayıf yönlerimizi haklı göstermeyi ve savunmayı bırakmalı, bir hedef koyarak zayıf yönlerimizi geliştirmeliyiz.

Plan mı pilav mı?

Eyleme geçmeden önce iyi plan yapma beceriniz genel başarınızın ölçüsüdür. Plan ne kadar iyi olursa savsaklamaktan vazgeçmek, işe koyulmak ve devamlılık sağlamak o kadar kolay olur. Tek yapmanız gereken elinize bir kalem ve kâğıt alarak iş planınızı basitçe ve madde madde yazmaktır.

Verimlilik gerçeği

Her işi yapmaya zaman asla yetmez, fakat önemli işleri yapmaya daima vakit vardır. Bunun anlamı bütün işlere yetişemeyeceğinizdir. Bunu aklınızdan çıkarın. Tek amacınız en önemli sorumluluklarınızı yerine getirebilmektir. Diğer işler beklemelidir. Savsaklama yüzünden kişilerin kendilerince yaratılan zamanlama baskısı onları daha da büyük strese sokar. İşlerinizi vaktinde tamamlamak istiyorsanız, kendinize her zaman sormanız gereken soru: “En yüksek değer sunan faaliyetlerim nelerdir?” olmalıdır. Sadece sizin yapabildiğiniz ve iyi yapmanız şartıyla fark yaratabildiğiniz işler nelerdir?

İyimserlik

İyimserler her durumun iyi taraflarına bakarlar. Yolunda gitmeyen ne olursa olsun onlar karşılaştıkları zorlukların kendilerini geliştirdiğini bilirler. İyimserlik sizi hayatın zorluklarına karşı bir zırh gibi sarar ve yolunuzda kararlılıkla yürümenizi sağlar.

Eğitim

Sonuçlarınıza etki edecek becerilerinizi sürekli olarak geliştirin. Bugün ne kadar iyi olsanız da bilgi ve yetenekleriniz hızla eskimektedir. Daha iyiye gitmiyorsanız, daha kötüye gidiyorsunuz demektir. Zamandan tasarruf etmek istiyorsanız bunun en iyi yolu bireysel ve mesleki alanda gelişmektir. Her gün en azından bir saatinizi kendi alanlarınızla ilgili okumaya ayırın. Sabahları biraz daha erken kalkın ve yaptığınız işte sizi daha etkin ve üretken kılacak bilgileri içeren kitaplara vakit ayırın. Size can alıcı beceriler kazandıracak seminerlere katılın. Ne kadar nitelikli olursanız, iş çıkarabilme yetkinliğiniz artacaktır.

Sahip olduğunuz her şeyi kaybedebilirsiniz. Evinizi, arabanızı, bankadaki paranızı kaybedebilirsiniz.Ancak kazanma kabiliyetiniz baki kaldığı sürece bu zenginlikleri tekrar edinmeniz mümkün olacaktır. Hayata karşı başlıca sorumluluğunuz neyi gerçekten çok sevdiğinizi belirlemek ve sonra tüm kalbinizle o özel şeyi çok ama çok iyi yapmaktır.

Dinlenmek

Sekiz-dokuz saatlik bir çalışmanın ardından verimliliğiniz düşmeye başlar. Bu nedenle gecenin bir vaktine kadar çalışmak bazı hallerde kaçınılmaz olmakla birlikte, giderek daha az üretir hale gelirsiniz. Ne kadar yorgun olursanız işiniz o kadar kötü çıkar ve hatanız da o kadar çok olur. İşleri süründürmenin ana sebebi işe yorgunken başlamaktır.

Böyle bir durumda ne enerjiniz ne de şevkiniz kalmıştır. Sabahları tekleyerek çalışan soğuk bir motor gibi bir türlü çalışma arzunuz gelmez. Ne zaman ki aşırı yorgun ve çok az zamana karşılık çok fazla iş üzerinize yığılmışsa, en iyi şey eve erkenden gidip, deliksiz bir sekiz saat uyku çekmektir. Bu sizi tümüyle yeniden şarj edebilir. Böylece ertesi gün geç saatlere kadar kalarak çıkaracağınız işten iki-üç misli fazla iş çıkarmanız mümkün olur. Hem de hizmetinizi kaliteli bir şekilde üretmiş olursunuz. Diğer bir yöntem de yıllık izinlerinizi mutlaka kullanmaktır. Uzun tatillerle çıkamıyorsanız, cuma veya pazartesini içine alan uzatılmış hafta sonu tatillerine çıkarak pillerinizi şarj edebilirsiniz. Bu şekilde her tatilin ardında daha üretken olursunuz. İş günlerinde erken yatmak, hafta sonlarında yeterince uyumak ve tatillere çıkmak, enerji fazlasına sahip olmanızı güvence altına alacaktır. Bu ilave enerji işi savsaklama eğiliminizi ortadan kaldıracak, önemli işlere hızla ve kararlılıkla saldırmanızı sağlayacaktır.

Doğru beslenmek

Enerji düzeyinizi maksimumda tutmak için yediklerinize dikkat etmelisiniz. Güne yüksek proteinli, düşük yağlı ve düşük karbonhidratlı bir kahvaltıyla başlayın. Öğle yemeğinde tavuklu salata yiyin, şeker, tuz, beyaz unlu mamuller ve tatlılardan uzak durun. Gazlı içecekler, gofret ve çöreklerden uzak durun. Kendinizi bir sporcu gibi müsabakalara hazırlayın. Çünkü çalışma haftasına başladığınızda bir sporcudan farkınız kalmaz. Sağlıklı yiyerek, yeterli uyku ve düzenli sporla çok daha fazla işi kolayca ve daha hızlı çıkarmanız mümkün olacaktır. Çalışmaya başlarken kendinizi ne kadar iyi hissederseniz, çok daha az savsaklar ve çok daha keyifle işinizi bitirirsiniz. Böylece başka işlere de fırsat bulursunuz. Üretkenlikte üst düzeye çıkmak mutlu olmak ve yaptığınız işlerde başarıya ulaşmak için yüksek enerji kaçınılmaz bir ihtiyaçtır.

Aciliyet hissi

Yüksek performanslı insanların dışarıdan bakıldığında belirgin özelliği “eyleme dönük” olmalarıdır. Üretken insanlar düşünmek, planlamak ve öncelikleri belirlemek için kendilerine vakit ayırırlar. Sonra da hızla işe atılır, hedef ve amaçlarına doğru yol alırlar. Sebatla, kararlılıkla ve sürekli çalışırlar. Bu zaman zarfında muhabbetle boşa vakit harcayan ve küçük değerde işlerle uğraşan kimselere kıyasla önemli ölçüde yol alırlar. Aciliyet hissi, bir işe hemen başlama ve onu hızla bitirmeye yönelik bir içsel dürtü ve arzudur. Bu dürtü başlamanızı ve yolunuza devam etmenizi sağlayan bir tez canlılıktır. Aciliyet hissi kendinizle yarışıyor olmak gibi bir şeydir.

Başarılı insanlar yüksek bir performans tutturabilmek için daima kendilerini işe koşarlar. Başarısız insanların ise başkaları tarafından denetlenmeleri, talimat almaları ve dürtüklenmeleri gerekir.

Uzun vadeli perspektif

Başarılı insanlar gelecek hakkında düşüncelere sahiptirler. Onlar beş yıl, on yıl sonrasını düşünürler. Arzuladıkları uzun vadeli gelecekleriyle tutarlı olması için bugünkü seçimlerini ve davranışlarını düzenlerler. İşinizde uzun vadede sizin için neyin önemli olduğunu bilmek, kısa vadedeki öncelikleriniz hakkında karar vermenizi büyük ölçüde kolaylaştırır. Gelecek düşüncesi bugünkü eylemleri etkiler hatta çoğunlukla belirler.

Başarılı insanlar uzun vadede daha büyük getiri almak için kısa vadede fedakârlığı göze alabilen ve zevkleri erteleyebilenlerdir. Başarısız insanlarsa kısa vadeli sonuçları ve hazları düşünüp, uzak geleceği boş verirler. Kaybedenler gerilim azaltıcı,kazananlarsa hedefe ulaştırıcı işler yaparlar.  Örnek olarak erken yatmak, erken kalkmak, işe erken gelmek, alanınızla ilgili düzenli okumak, beceri geliştirmek için kurslara katılmak geleceğiniz üzerinde müthiş olumlu bir etki yaratır. Diğer taraftan, işe son anda gelmek, gazete okuyarak oyalanmak, çay kahve,sigara içmek ve iş arkadaşlarıyla ahbaplık etmek kısa vadede eğlenceli görünebilir, fakat sonunda kaçınılmaz olarak yerinde saymaya, başarısızlığa ve hayal kırıklığına götürür.

Zaman öyle de geçer böyle de. Asıl mesele onu nasıl kullanacağınız ve ay sonunda hangi iş sonuçlarına ulaşacağınızdır.

Asla Geç Kalmayın!

 

Evet bazen elimizde olmayan nedenlerden dolayı gecikiriz. Fakat, bazı insanlarda geç kalmak kötü bir alışkanlık haline gelmiştir. Bu kötü alışkanlık kişisel markanıza verebileceğiniz en büyük zarardır. Kabalığın da ta kendisidir.

Bir müvekkil görüşmesi, bir duruşma veya bir yemekli toplantıya geç kaldığınız anda ve bunu sık sık tekrarladığınızda karşı tarafın bilinç altına aşağıdaki şekilde mesaj vermiş olursunuz:

  • Vaktim sizinkinden daha değerli”
  • “Zamanında hazır olmak için yeterince sizi önemli görmüyorum.”
  • “Genelde geç kalmam ama bugün çok organize olamadım. Benimle çalışmaya başlarsanız size ne kadar dağınık çalıştığımı ispat edebilirim"
  • “Bir profesyonel gibi görünmeye çalışsam da olabildiğim söylenemez.”

Bu kötü alışkanlık zorda olsa ortadan kaldırılabilir. Bunun için bilinçaltınıza söz geçirmeye başlamanız gerekir. “Ben her zaman işe vaktinde gelirim” sözünü telkin şeklinde içinizden tekrarlamanız, eylemlerinizi yönlendiren bilinçaltının isteğiniz doğrultusunda harekete geçmesini sağlar. Bununla yetinmeyenlere, saatlerini beş dakika ileri almalarını da öneririm. Bu şekilde geç kalma riskini iyice azaltmış olursunuz.

Yeni müvekkillerle çalışmayı arzu ediyorsanız, ilk görüşmenizde onları olumlu şekilde etkileyerek işe başlamalısınız. Bunun için de görüşmenize vaktinde gitmeli, onlara ve işinize olan saygınızı göstermelisiniz.

Müvekkillerin değerli zamanlarına saygı gösteren avukatlar her zaman büyük prestije sahip olmaktadırlar. Bir Çin Atasözü: “İnsanların vaktini çalacağına parasını çal” der. Çünkü, yiten zaman yerine konulamaz.

Bu yüzden, sakın geç kalmayın! Kişisel markanız bu durumdan çok olumlu etkilenecektir.