Hukuk Bürosu Yönetimi

İş Süreçleri Mühendisliği ile Hukuk Büronuzda Verim Artışı Nasıl Sağlarsınız?

İçindekiler

  • İş süreci nedir?
  • Standart bir iş sürecinin aşamaları
  • İş süreci mühendisliği hukuk büroları için neden önemlidir?
  • Verimsizlik yaratan iş süreçlerinde karşılaşılan hastalık belirtileri
  • Süreç mühendisliği hukuk büronuzda neleri iyileştirir?
  • Süreç mühendisliğinin işletmeye faydaları
  • Süreç iyileştirmede atılacak temel adımlar                                  
  • İş süreçlerinin ve görevlerin tanımlanması ve haritalanması                               
  • Örnek iş akış şeması                                                                         
  • Süreç iyileştirme öncelikleri nelerdir?  

İş süreci nedir?

Müvekkile değer sağlayan iş sonuçlarını elde etmek amacıyla bir girdiyle başlayan (evrak, insan gücü, hizmet) ve bu girdiye katma değer katılarak bir çıktı üretilen (tahsilat, anlaşma), birbiriyle bağlantılı adımlar ve işlemler dizisidir.

Standart bir iş sürecinin aşamaları

İş süreçleri mühendisliği hukuk büroları için neden önemlidir?

  • İş süreçlerinin belirlenmediği ve geliştirilmediği kurumlar, iç karışıklık ve birimler arası çekişmelerin sonuncunda güç kaybeder ve verimsizleşirler.
  • Kurumlardaki işleyiş sorunlarının %85’ine süreç ve organizasyon eksiklikleri, görev sorumluluk gri alanları neden olur.
  • Süreç yönetimi ve geliştirmenin olmadığı ortamlarda iyi çalışanlar bile kısa sürede hata yaparlar.
  • Çalışanlar karar alma süreçlerinde risk ve karar almaktan kaçınırlar. Soruna elçi olmayı tercih ederler.
  • Müvekkiller her gün daha çevik ve esnek yaklaşıma, hızla fayda yaratan iş sonuçlarına şiddetle ihtiyaç duymaktalar. 

Verimsizlik yaratan iş süreçlerinde sık karşılaşılan hastalık belirtileri

  • İşi kimin yapacağının ve nasıl yapacağının yazılı tarifinin olmaması (Gri alanlar).
  • Sıra dışı durumlarda belirsizlik ve inisiyatif eksikliği nedeniyle iş akışının duraksaması (Süreç kara delikleri).
  • İşi yapacak ve sorunu çözecek olanların yetkinliğinin düşüklüğü (Eğitim eksikliği).
  • Bilgi akışı bozukluğundan kaynaklanan yüksek maliyetli iş görme biçimleri (Yap – boz yöntemi).
  • Gerekli bilgi ve dokümana ulaşmak için harcanan fazla zaman (Çok emek – az iş).

Süreç mühendisliği hukuk büronuzda neleri iyileştirir?

  • Karar alma ve sorun çözme becerisi
  • Yaptığı işi sahiplenme duygusu
  • Hizmet kalitesi
  • Maliyet
  • Hız

Süreç mühendisliğinin işletmeye faydaları nelerdir?

  1. Tüm çalışanların kurumdaki rolleri, sorumluluk ve yetkileri netlik kazanır.
  2. Çalışanların çözüm odaklı karar alma becerisini geliştirir.
  3. İş akışlarına uygulanabilir kurallar getirir.
  4. İş süreçlerini hızlandırır, üretkenliği arttırır.
  5. Ekip iş verimliliğini ve işbirliğini yükseltir.
  6. Darboğazları, aksamaları kontrol ve iyileştirme olanakları sağlar.

Süreç iyileştirmede atılacak temel adımlar

İş süreçlerinin ve görevlerin tanımlanması ve haritalanması

  • Bir süreci tanımlamak demek, sürecin girdisini, çıktısını, tedarikçisini, müşterisini, başlangıç etkinliğini, bitiş etkinliğini, süreçte yer alan katılımcıları, süreç performansının hangi göstergelerle ölçüleceğini ve süreç sahibini belirlemek ve belgelemek demektir.
  • Görev tanımlarının oluşturulması kurumun performans teminatıdır.
  • Her bir sürece mutlaka bir süreç sahibi atanmalıdır.
  • Sürecin sahibi yoksa süreçlerde aksamalar olması son derece doğaldır.
  • Süreçler iş akış şemaları yardımıyla belirlenir ve haritalanır.
  • Akış şemaları süreç içerisindeki basamakların görsel olarak tanımlanmasını ve herkes tarafından anlaşılabilmesini sağlamaya yarar. 
  • Sürecin görsel olarak ifadesi
  • Mevcut sürecin doğrulanması
  • Süreç süresinin ve darboğazların belirlenmesi
  • Değer yaratmayan adımların belirlenmesi

Örnek iş akış şeması

Süreç iyileştirme öncelikleri nelerdir?

1.     İnsan odaklı iyileştirme

1.1 İş hedeflerinin tüm çalışanlar ve departmanlar tarafından anlaşılması

1.2 Süreçler hakkında bilgi sahibi olmaları

1.3 Kurum adına hızlı çözümler üretebilme ve karar alabilmenin geliştirilmesi

1.4 Kurum adına ölçülebilir risk alabilmenin geliştirilmesi

1.5 Çalışanların inisiyatif kullanması ve yetkilendirilmeleri

2.     Düşünce yapısının değişmesi

2.1 Daha önceki şartların geride bırakılması

2.2 Kurumun geleceği hakkında ortak bir anlayışa sahip olunması ve bunun iletişiminin sağlanması

2.3 Sonuç odaklı karar almayı öğrenme ve hayal kurma yoluyla destekleyen bir iş ortamı oluşturulması

3.     Sadeleştirme

3.1 Yalnızca katma değer yaratan adımların ele alınması

3.2 Kontrol ve karar adımlarının azaltılması

3.3 Yeniden işlem adımlarını ortadan kaldırmak için önleyici ve denetleyici sistemlerin kurulması

3.4 Tekrar eden faaliyetlerin ortadan kaldırılması

4.     Basitleştirme

4.1 Erken karar noktalarının oluşturulması

4.2 İşlerin mümkün olan en kıza zamanda başlatılması için zaman sınırlarının belirlenmesi

4.3 Çok amaçlı ve ekip odaklı çalışmak, yetki ve sorumluluğun arttırılması, onay süreçlerinin sadeleştirilmesi

Sonuç olarak, iş süreçlerinin bir disiplinle yönetilmesi ve geliştirilmesi, hukuk bürolarına kurumsallaşma, kalıcı iş standartları oluşturma ve sürdürülebilir bir iş modeline sahip olma imkanlarını sağlar. İş Süreçleri Mühendisliği, günümüz rekabet ortamında, müvekkillerine daha iyi hizmet vermek isteyen hukuk bürolarının vazgeçilmezi haline gelmektedir.

Hukuk büronuzu kurumsallaştırmak ve daha fazla nitelikli işler almak ister misiniz?

Hukuk Büronuzda ekibinizin çalışma veriminden ve iş sonuçlarından memnun değil misiniz?

Yüksek bir personel sirkülasyonu mu yaşıyorsunuz?

Birçok iş fırsatının kaçtığını mı düşünüyorsunuz?

Çok güzel geçtiğine inandığınız müvekkil görüşmelerinden eliniz boş mu dönüyorsunuz? 

Hukuk büronuzda iş performansı ve çalışan verimliliğini bir yıl içerisinde garantili bir şekilde arttırıyoruz.

Hukuk Büronuzun kurumsallaşmasını ve iş süreçlerinin profesyonelce yönetilmesini sağlıyoruz.  

Size para ve zaman kazandıracak, iş hedeflerinize kolayca ulaşmanızı sağlayacak bu yatırımla artık hukuk büronuzu hayalini kurduğunuz performanslarda çalıştırabileceksiniz.

İş risklerinizi en aza indirmeniz mümkün olacak. Sizinle çalışan avukatların kurumu sahiplenmeleri artacaktır.

Kuracağınız güçlü yapıyla siz ve çalışanlarınız gelişecek ve hızla büyüyeceksiniz.

 

Hemen Arayın! Ücretsiz analiz seansına katılın.

Gelişim ihtiyaçlarınızı birlikte belirleyelim.

www.lawmarketing-tr.com

info: info@lawmarketing-tr.com

Whatsapp : 0533 378 79 01 

Hukuk büronuzda yüksek performans kültürü ve güven oluşturmanın anahtarı eğitici liderlik

Hukuk büronuzda yüksek performans kültürü oluşturmak kurumunuzun sürdürülebilir gelişimi ve karlılığı için kritik öneme sahiptir. Yüksek performans kültürünü inşa ederken bir lider olarak en önemli silahınız güven oluşturmaktır. 

Güven neden önemlidir ve nasıl oluşturulur?

Karşılıklı güvenin olmadığı iş ortamlarında insanlar risk almaktan ve eyleme geçmekten geri dururlar. Yetenekli çalışanlar bu tarz iş ortamlarını ilk olarak terk ederler. Kalan çalışanlar da vasat iş sonuçları elde ederek sadece ay sonu alacakları maaşa odaklanırlar.

Çalışanların bulundukları kuruma ve liderlerine güven duyması yüksek performans ikliminin oluşmasında çok önemlidir. Bu amaçla çalışanlarla birebir sohbetlere giren liderler onlara eğitici bir şekilde rehberlik ederek ilişki geliştirir ve güven oluştururlar.

Eğitici liderlik sergilenmesi, çalışanların verilen performans geri bildirimini ve eleştirileri daha açık bir biçimde dinlemelerini sağlar. Bu geri bildirimin sadece işverenin çıkarlarına değil kendi arzularına da hizmet ettiğini görmelerini sağlayan sürekli bir sohbet ortamı oluşur. Aynı zamanda çalışanlar fikirlerine önem verildiğini ve düşüncelerinin dikkate alındığını gördüklerinde kurumun kendilerine değer verdiğini anlarlar. Bu da yetenekli çalışanların kuruma olan aidiyetini artırır.

Çalışanları bireysel olarak yakından tanımak artık her zamankinden daha önemli olmuştur. Hayata dair önceliklerini, kariyer beklentilerini çalışanlar size anlatabilmelidir. Birer saatlik birebir koçluk sohbetleri sonucu o kişi sizinle her hedefe koşar. Eğitmen liderler, çalışanların güçlü ve zayıf yönlerini -onların kişisel arzularına ve kariyer özlemlerine bağlayarak- görmelerine yardım ederler. Onları uzun vadeli gelişim hedefleri oluşturmaya teşvik ederler, plan yapmalarına destek olurlar. Liderin neden sorumlu olduğunu ve çalışanın ne yapması gerektiği konusuna açıklık getirirler.

Eğitmen liderler gündelik rutin işlerle uzun vadeli hedefler arasında bağlantı kurarak insanların şevkli olmasını sağlarlar. Bu güçlü bağlantıyı ancak çalışanları daha derin ve kişisel düzeyde tanıyarak kurabilirler. Eğitici liderlik yaklaşımı, inisiyatif gösteren ve kendisini geliştirmek isteyen elemanlarda çok işe yarar. Diğer taraftan, çalışan şevksiz olduğunda ya da gereğinden fazla kişisel yönlendirme ve geri bildirim istediğinde ise işe yaramayacaktır. 

Ne yazık ki hukuk bürolarında pek çok yönetici endişe ve kayıtsızlığı ortadan kaldıran, çalışanlarda şevk yaratan performans geri bildiriminde bulunmaktan uzak durmaktadır. “İlişkiler bozulmasın, yanlış anlaşılmayayım” düşüncesiyle veya nasıl yapacaklarını bilmedikleri için doğru zamanda ve doğru yerde verilmesi gereken bildirimleri saman altı ederler. Bu şekilde düşük performansa razı olurlar. Bazen de “Şımarmasınlar” diyerek, çalışanlarla aralarına mesafe koyarak veya “Bu gibi şeylere ayıracak vaktimiz yok” diyerek birebir gelişim sohbetlerini rafa kaldırırlar. 

İyi bir eğitmen lider, insanların potansiyeline duyduğu inancı ve ellerinden gelenin en iyisini yapabileceklerine dair beklentisini sözleriyle her zaman belli eder. “Size inanıyorum. Size yatırım yapıyorum ve elinizden geldiğince azami çaba harcamanızı bekliyorum.” Bu yaklaşım sayesinde, çalışanlar liderin ilgisini fark eder ve kendi yüksek performans standartlarını karşılama azmi ve sorumluluğu duyarlar.

Sonuç olarak çalışanlarına besleyici gelişim deneyimi kazandıran hukuk büroları aidiyet duygusu güçlü, yetkin elemanlarla çalışmakta daha başarılı olurlar. Bunun sonucu da sürdürülebilir büyüme ve karlılığı iş çıktı kalitesi ve memnuniyet düzeyiyle garanti altına alırlar.

Tarkan Karabel

Hukuk Büroları Gelişim Uzmanı

tarkan.karabel@lawmarketing-tr.com

www.tarkankarabel.com

www.lawmarketing-tr.com

Pazarlama & İş Yönetimi Fikirleri

Bu okuyacaklarınız, iş hayatının günlük kaosu içerisinde kendinizi güçsüz hissettiğinizde, tekrar net bir görüşe sahip olabilmeniz ve iş yapma gücünüzü şarj edebilmeniz için hazırlanmıştır.

  1. Pazarlama fiyattan başka esaslarda nasıl pazarda rekabet edileceğinin yanıtıdır. Pazarlama bir kurumun iş üretme merkezidir.
  2. Pazarlamanın özgün formülü şudur. “Gereksinimleri bul ve onları karşıla.” Akıllı kurumlar odaklanır. Eski bir özdeyişe göre: “İki maymunun birden peşine düşerseniz hiç birini yakalayamazsınız.”
  3. Kitlesel pazarlar pek çok ihtiyaç gediklerinden oluşur. Bir gedikteki ihtiyaç sahipleri birilerinin kendi gereksinimlerine ilgi gösterilmesinden mutluluk duyar. Eğer sizin kurumunuz onlara daha iyi hizmet ederse, gediğin sahibi siz olursunuz. Her ne kadar bir gedik çok büyük değilse de, kazancı yüksektir. Bir gedik iki oyuncuya yetmeyecek kadar küçük olduğundan rakipler ondan uzak duracaktır. Bu şekilde, aynı gediğe daha fazla hizmet sunabilirsiniz.
  4. Başarının üç sırrı aşağıdaki şekilde açıklanabilir. Erken kalk, geç saate kadar çalış ve petrolü bul. Başarının en zor yanı başarılı olmaya devam etmek zorunda olmanızdır.
  5. Başarı asla bir son değildir. Aslında başarı başarısızlığın başlıca nedenidir. Beş yıllık bir başarı herhangi bir işi bozar. Kurumdaki esas büyük sorun daha önceki başarılı iş modeliyle kalakalmaktır.
  6. Başarı sendromuna karşı en iyi savunma biçimi başarıyı geçici ve hatta tehlikeli bir durum olarak görmektir. Hafif paranoyak ve mevcut durumundan rahatsız bir düşünce tarzı sizi ayakta tutacaktır.
  7. Bugün organizasyonlar bulundukları yerde kalabilmek için daha hızlı koşmak zorunda. Hayatta kalmak, kendi kendinizin yamyamı olmanızı gerektirir. Kurum içindeki değişim hızı dış dünyadaki değişim hızının gerisinde kaldığında sonunuz yakın demektir.
  8. Başarısızlık geldiğinde de her zaman kötü olarak görülmemelidir. Başarısızlık daha akıllı bir şekilde tekrar baştan başlamak için tek fırsattır. Hiç başarısızlık yaşamamış birini işe almak sakıncalıdır. Genç yaşta birkaç başarısızlık yaşamanın pratik anlamda çok büyük yararı vardır.
  9. Liderliğin yarısı ilham vermekse, diğer yarısı tutarlılıktır. İş dünyasında bir liderin görevi vizyonu ile amaç yaratmaktır. Vizyon görünmez şeyleri görme sanatıdır. Vizyonun başka insanlarda bir ihtirası tutuşturabilmesi için önce liderin gönlünde alev alev yanması gerekir. En iyi liderler kendilerini yetenekli çalışanlarla kuşatmak isterler. Kendilerinden daha zeki çalışanlar bulmaktan büyük keyif alırlar.

  10. Çalışanlar sizin işinizdir. Pazarlama planlarınızı yapan da bozan da onlardır. Öncelikle çalışanları samimi, bilgili ve güvenilir olmaları yönünde eğitin. Bu memnun müşteriler yaratacaktır. Memnun kalan müşteriler de tekrar gelecektir. Çalışanlarınız sizin iç müşterilerinizdir. Çalışanlarınızla ilişkileriniz iyi değilse, dış müşterilerinizle ilişkileriniz asla iyi olamaz. Çalışanlarına az maaş veren bir kurum karşılığını da az alacaktır. Sık sık ayrılan çalışanların yerini doldurmak size paraya ve zamana mal olacaktır. Yetenekli ve motivasyonu yüksek çalışanlar bulmak ve onları elde tutmak iş başarısının anahtarıdır.

  11. Akıllı kurumlar dolgun maaş verirler. Bu şekilde, en iyi kişileri kendilerine çekerler. Bu kişiler ortalama çalışanlara göre aldıkları yüksek maaşı katlayacak oranda daha iyi performans gösterirler. Böyle kurumlar çalışan dolaşımıyla daha az karşılaşırlar.

  12. Kurumlar salt iş merkezleri değil insani ve sosyal organizasyonlardır. Çalışanların kendilerini değerli bir iş yapan ve değerli katkılarda bulunan iyi bir organizasyonun mensubu olduklarını hissetmeleri önemlidir.

  13. Çalışanlara bir işten ziyade bir hedef vermek önemlidir. Büyük organizasyonlar en alt kademedeki çalışanların bile kendilerini iyi hissetmelerini sağlar. Bunun için herkese ağır başlılıkla ve değer vererek yaklaşılmalıdır. Ancak, saygı göstererek saygı görürsünüz.

  14. Müşterilere daha fazla değeri daha hızlı iletebilmek için az sayıda ve daha akıllı kişiler istihdam edilmelidir. Kimse size işinizi garanti edemez, sadece müşteriler size işinizi garanti edebilir. Çünkü, müşteriler hepimizi kovabilecek tek güçtür.

     

İş geliştirme yaparken size garantili şekilde zaman ve para kazandıracak yöntemler ve daha fazlası için e-kitabım satışa sunulmuştur.

Sipariş için tıklayın: http://www.tarkankarabel.com/2020/05/tum-yonleriyle-avukatlikta-is-gelistirme-teknikleri/